○上野村文書整理保存規程
昭和52年3月31日
規程第2号
(趣旨)
第1条 この規程は、処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 完結文書は、法令の根拠若しくは業務処理の分野別に、会計及び予算に関する文書は会計年度別に、他の文書は歴年別に編集すること。
(2) 1冊の厚さが10cmをこえるとき又は完結文書の性質・形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊すること。
(3) 2以上の年度にわたるものは、適宜分冊して編集することができる。この場合においては、保存年限及び種別に十分な考慮をはらうこと。
(4) 種別の異る文書を一緒に編集した場合は、長期の種別の文書として取扱うこと。
(5) 図面等で文書とともに編集製本できないものは、箱又は袋等に名称、年度及び種別を表紙の例によつて記載すること。
(種別及び保存年限)
第3条 完結文書の種類及び保存年限は、別表のとおりとする。
第4条 種別の決定が困難な完結文書は、総務課長と協議して主管課長がその種別を定めるものとする。
(閲覧又は借用)
第6条 職員は、保存文書の閲覧又は借用をしようとするときは、閲覧(借用)票(様式第3号)を主管課長に提出してその許可を受けるものとする。
2 職員以外のものには、保存文書の閲覧は認めない。ただし、村長が特に認めるものについては、前項に規定する手続により閲覧の場所を指定して閲覧させることができる。
(借用期間)
第7条 借用期間は7日以内とする。ただし、主管課長は、借用期間を延長又は短縮することができる。
2 主管課長は、借用期間中であつても、その必要が生じたときは、いつでも許可を取り消すことができる。
(廃棄)
第8条 主管課長は、保存文書で保存期間を経過したものは、廃棄するものとする。この場合において、機密に属するもの又は他に悪用される虞れのあるものは、焼却、切断、消去等を行わなければならない。
2 前項の規定により、文書を廃棄した場合、上野村文書事務規程第8条第2項第3号及び第20条についても廃棄しなければならない。
附 則
この規程は、昭和52年4月1日から施行する。
附 則(平成19年規程第4号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
別表
完結文書の種別及び保存年限
種別 | 保存年限 |
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第1種 | 永久保存 | 1 村議会の議決書及び会議録 2 条例、規則、告示、訓令、達及び指令の原議及び関係書類 3 村公報 4 進退、賞罰、身分等の人事に関する書類 5 退職年金及び遺族年金に関する文書 6 褒賞に関する文書 7 不服の申立、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書 8 調査及び統計で特に重要な文書 9 事務引継に関する文書 10 財産及び村債に関する文書 11 村税徴収に関する文書 12 文書保存台帳 13 工事関係書類で特に重要な文書 14 村の設置、分合、境界変更及び名称の変更に関する文書 15 歳入歳出決算書 16 その他永久保存の必要を認められるもの |
第2種 | 10年保存 | 1 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書 2 認可、許可又は契約に関するもの 3 原簿及び台帳 4 寄附受納に関する重要なもの 5 予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠書類 6 租税その他各種公課に関するもの 7 その他10年保存の必要を認められるもの |
第3種 | 5年保存 | 1 補助金に関する書類 2 調査、統計、報告、証明等に関するもの 3 工事又は物品に関する書類 4 その他5年保存の必要を認められるもの |
第4種 | 3年保存 | 1 消耗品及び材料に関する受払簿 2 当直日誌、出勤カード、出張命令簿等職員の勤務の実態を証するもの 3 照会、回答その他往復文書に関するもの 4 その他3年保存の必要を認められるもの |
第5種 | 1年保存 | 軽易な文書 |
